内部統制システムの基本方針
2006年5月より施行された会社法および会社法施行規則に基づいて、以下の通り内部統制システムの基本方針を当社取締役会にて決議し、業務の適正を確保するための体制を整備しています。
基本方針
（2024年4月1日改定）
ステークホルダーの信頼を得られる誠実で透明性の高い経営の実現のためには、コーポレート・ガバナンスの強化を進めることが重要であり、その実効性の向上をめざして内部統制を充実させてまいります。すなわち、当社及び当社子会社（以下「グループ」と記載します）における業務の有効性と効率性、財務報告の信頼性、関連法規の遵守、資産の保全を図ることが重要な経営責任であると認識し、これに沿った諸制度、組織等の体制を整備・充実させ、会社法及び会社法施行規則に基づく業務の適正性を確保いたします。
- 1.グループの取締役等及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
- (1)グループの社会的責任に対する基本姿勢及びグループの役職員が法令や社内規則に従い高い倫理観をもって良識ある行動をとるための基準を示した「ニコン行動規範」を制定し、企業倫理意識の浸透・定着を図ります。
- (2)「コンプライアンス委員会」が、企業行動の遵法性、公正性、健全性を確保するための活動を定常的に行います。また、「サステナビリティ委員会」が、社会的責任を含むサステナビリティを巡る課題について、改善のための活動、教育・啓発を行います。
- (3)反社会的勢力の排除に関しては、その基本的な考え方を「ニコン行動規範」において規定し、さらに、弁護士や警察等と連携し、組織的に対応する体制を構築します。
- (4)グループの財務報告の信頼性を確保するため、「財務報告に係る内部統制に関する基本方針」を定めるとともに、必要な体制の整備・改善に努めます。
- (5)グループの業務遂行が、法令、社内規則等に則って適正に行われていることを監査するとともに、必要に応じて改善のための提言を行うため、各業務執行部門から独立した内部監査部門として経営監査部を設置し、内部監査を行います。
- (6)社会規範、企業倫理に反する行為を防止・是正し、グループのコンプライアンスを徹底するために、「倫理ホットライン」などの報告相談窓口を設置し、運用します。
- 2.グループの取締役等の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
- (1)当社及び国内子会社においては、執行役員制度により業務執行における権限と責任を明確化し、迅速な意思決定と業務執行の効率化を図ります。
- (2)組織的かつ効率的な業務遂行のために、グループにおいて各組織並びに役職位の責任と権限の体系を明確にした権限規程を制定し、運用します。
- (3)当社の取締役がグループの意思決定及び業務執行を効率的に行うことを目的として、「経営委員会」、各種委員会等の会議体を設置し、運用します。この内、「経営委員会」は、業務執行取締役等から構成され、取締役会の決定した経営基本方針に基づき、全般的な業務執行方針、会社全般の内部統制に関する事項並びに経営に関する重要事項について審議・決定するとともに、各部署より重要事項の報告を受けております。
- (4)企業理念である「信頼と創造」の下、グループの経営目標を中期経営計画及び年度計画の中で定め、施策として展開・具体化します。年度計画目標の達成に向けては、事業部制によって事業運営を行い、事業上の課題及び対応を検討する会議を定期的に開催します。また、「業績評価制度」に基づいて年度計画目標の達成度を評価・確認します。
- 3.当社の取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
- (1)当社の取締役の職務執行に係る決議・決裁・報告の内容は、「取締役会規則」「経営委員会規則」「ニコングループ情報管理規程」において定められた保存期間・書類にて保存します。また、必要に応じ取締役、会計監査人が閲覧可能な状態で管理する体制を整備します。
- (2)情報の保護については、情報セキュリティ推進部が、グループ全体の情報管理を一元的に統括するなど体制の整備・強化に努めます。また、グループ共通の規程を整備し、機密区分・重要度に応じた閲覧権者の明確化、パスワード管理、情報の漏洩・改ざん・破壊防止の措置等について役職員に対し周知・徹底を図ります。
- 4.グループの損失の危険の管理に関する規程その他の体制
- (1)企業経営・事業継続に重大な影響を及ぼすリスクの識別・評価・管理が重要な課題であるとの認識の下、「リスク管理委員会」が全社的な見地でリスクを把握し、対応方針等を決定します。また、「リスク管理委員会」傘下の「品質委員会」、「輸出審査委員会」及び「コンプライアンス委員会」に加え、「サステナビリティ委員会」及び傘下の「環境部会」、「サプライチェーン部会」にて専門的知見からリスクを把握し、各リスクに対する規程等の整備及び遵守徹底を図ることで、グループを取り巻くリスクを適切に管理する体制の整備に努めます。
- (2)経営監査部は、上記の各委員会等によるリスクの管理状況について、監査、有効性の評価を定期的に行い、監査等委員会及び取締役会に報告します。取締役会は、必要に応じて改善策が講じられる体制を整備します。
- 5.子会社の取締役等の職務の執行に係る事項の当社への報告に関する体制
- 子会社の重要な事項については、「子会社等に関する決裁・報告規程」により当社への報告、当社での決裁等がなされる体制を整備します。
- 6.監査等委員会の職務を補助する使用人に関する事項
- (1)監査等委員会運営を効率的に行い、監査等委員会監査の実効性を高めることを目的として、当社監査等委員会の指揮命令に従って監査等委員会の職務を補助する当社の使用人若干名を、専任の監査等委員会スタッフとして従事させます。
- (2)監査等委員会スタッフに対する指揮命令、人事異動及び人事考課については、業務執行者からの独立性を確保します。
- 7.監査等委員会への報告に関する体制
- (1)当社の監査等委員は、重要な会議に出席し、グループの経営状態・意思決定プロセスについて常に把握する機会を確保します。
- (2)当社の監査等委員会に対しては、会社に著しい損害を及ぼすおそれがある事実、コンプライアンスに関する報告相談窓口に寄せられた情報、予め取締役と協議して定めた監査等委員会に対する報告事項等について、適切かつ有効に報告がなされる体制を整備します。
- (3)当社の監査等委員会に対しては、経営監査部より、内部監査に関わる状況とその監査結果の報告を定期的に行い、当社の監査等委員会は必要に応じて経営監査部に調査を求めるなど、緊密な連携を保ちます。
- (4)報告相談窓口である「倫理ホットライン」に報告した者への報復行為を禁ずる規定を「倫理ホットライン運用規程」に置くなど、当社の監査等委員会への報告を理由とする不利な取扱いがなされないことを確保します。
- 8.当社の監査等委員の職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項
- 当社の監査等委員の職務に係わる費用については、監査等委員会からの申請に基づき一定の年間予算を設け、必要な費用は予算を超過する場合であっても法令に則り当社が支払います。さらに、必要に応じて外部の専門家を起用するために要する費用についても、当社が支払います。
- 9.その他当社の監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制
- (1)当社の監査等委員会の執行部門からの独立を確保するとともに、当社の監査等委員会は代表取締役と定期的に会合を持ち、会社が対処すべき課題、監査上の重要課題等について意見を交換し、必要と判断される要請を行います。
- (2)当社の監査等委員会は、会計監査人と定期的に会合を持ち、積極的な意見交換・情報交換を行います。